PENTINGNYA SARANA PRASARANA KANTOR YANG ERGONOMIC TERHADAP KINERJA KARYAWAN
PENTINGNYA
SARANA PRASARANA KANTOR YANG ERGONOMIC TERHADAP KINERJA KARYAWAN
Oleh : Indri Niswanti
175211042
Program Studi D3-Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
e-mail : Indriniswanti17@gmail.com
Abstract
The success of an office in achieving its goals is greatly influenced by
operational activities and the performance of its employees. Besides that the
motivation of employees in work is influenced by the facilities and
infrastructure available. In order to achieve its goals, an office must be able
to provide facilities and infrastructure that are safe and comfortable to use
in accordance with the needs of employees to support success in work.
Facilities and infrastructure are office equipment and supplies that can help
employees work to achieve office goals. Given that, the role of facilities and
infrastructure is very important for an office so in choosing or determining
the facilities and infrastructure that will be used must consider the size and
shape of the facilities and infrastructure. The facilities and infrastructure
to be used in the office must be ergonomic, meaning that the facilities and
infrastructure can create comfort and safety while doing work, as well as how
the facilities and infrastructure work according to the conditions and size of
the human body. In addition, office facilities and infrastructure must always
be controlled in order to maintain and guarantee that office equipment and
supplies are always available when used with several activities such as;
procurement, storage and maintenance of office facilities.
Keyword: Facilities,
Ergonomic, Employees
Keberhasilan suatu kantor
dalam mencapai tujuan sangat di pengaruhi oleh kegiatan operasional dan kinerja
karyawannya. Disamping itu, motivasi karyawan dalam bekerja pun di pengaruhi
oleh sarana dan prasarana yang tersedia. Demi mencapai tujuannya, suatu kantor
harus mampu menyediakan sarana dan prasarana yang aman serta nyaman digunakan
sesuai dengan kebutuhan karyawan guna menunjang keberhasilan dalam bekerja.
Sarana dan prasarana merupakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat membantu karyawan bekerja demi mencapai
tujuan kantor. Mengingat hal itu, peran sarana dan prasarana sangat penting
bagi suatu kantor maka dalam memilih atau menetukan sarana dan prasarana yang
akan di gunakan harus mempertimbangkan ukuran serta bentuk dari sarana dan
sarana prasarana tersebut. Sarana dan prasarana
yang akan digunakan di dalam kantor harus bersifat ergonomic, artinya
sarana dan prasarana tersebut dapat menciptakan kenyamanan dan keamanan saat
melakukan pekerjaan, serta cara kerja sarana dan prasarana tersebut di sesuaikan
dengan kondisi dan ukuran tubuh manusia. Selain itu, sarana dan prasarana
kantor harus selalu di kendalikan guna menjaga dan menjamin peralatan dan
perlengkapan kantor agar selalu tersedia ketika akan digunakan dengan beberapa
kegiatan seperti; pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana prasarana kantor.
Kata kunci : Sarana, Ergonomic, Karyawan
A. PENDAHULUAN
Di dalam dunia perkantoran,
segala kegiatan operasional yang bertujuan untuk keberhasilan kantor .tentu
sangat dipengaruhi oleh karyawannya. Disamping itu, salah satu motivasi tinggi
karyawan dalam bekerja didukung oleh fasilitas yang tersedia di kantor. Untuk
itu, guna mencapai tujuan organisasi,
suatu kantor harus dapat menjamin dan menyediakan fasilitas yang
menunjang keberhasilan karyawannya dalam bekerja. Karna jika suatu kantor hanya
mengandalkan tenaga karyawannya saja tanpa di dukung dengan fasilitas yang
memadai, tentu karyawan akan bekerja dengan kurang maksimal dan segala
aktivitas kantor tidak dapat berjalan dengan lancar. Akibatnya, tujuan dari
organisasi itu sendiri tidak tercapai.
Mengingat hal tersebut,
peran fasilitas kantor sangatlah penting dan mempengaruhi kegiatan operasional
kantor. Fasilitas kantor itu sendiri terdiri dari sarana dan prasarana, yang
mana secara garis besar sarana kantor merupakan peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat membantu karyawan bekerja demi mencapai
tujuan kantor. Sedangkan prasarana kantor merupakan sesuatu yang tidak berupa
fisik yang dijadikan pedoman dalam bekerja di kantor. Adapun fungsi dari sarana kantor itu sendiri
adalah untuk menghemat tenaga dan pikiran karyawan apabila harus mengerjakan
pekerjaan yang berulang-ulang. Selain itu, fungsi dari prasarana adalah untuk
memotivasi karyawan dalam bekerja sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang
telah di tetapkan sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan apa yang menjadi
tujuan organisasi akan tercapai karna karyawan melakukan tugasnya sesuai
prosedur.
Hubungan antara sarana dan prasarana kantor dengan staf
kantor dapat di gambarkan dalam suatu segitiga sebagai berikut.
Dari gambar
tersebut dapat di simpulkan bahwa staf kantor yang memiliki skill akan
bekerja maksimal apabila di tunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai.
Dalam kata lain, ketiganya sangat berhubungan erat dan saling berkaitannya.
Dewasa ini, dengan adanya
sarana dan prasarana yang memadai, karyawan
akan lebih mudah dan efektif dalam menyelesaikan tugasnya masing-masing. Selain
itu, karyawan juga akan merasa nyaman apabila sarana dan prasarana di dalam
kantor sesuai dengan kebutuhan karyawan. Maka dari itu, banyak sekali hal-hal
yang harus di perhatikan dalam menentukan sarana dan prasarana yang akan
digunakan di dalam kantor. Sarana kantor yang digunakan sebaiknya dapat
memberikan kenyamanan dan keamanan terhadap karyawan. Artinya, sarana yang
digunakan harus ergonomic, yaitu sesuai dengan bentuk tubuh/
fisik manusia.
Di
sebuah PT. A seorang pimpinan menyuruh sekretarisnya untuk mengetik laporan
hasil rapat dan harus segera selesai dalam waktu beberapa jam saja. Alhasil
sekretaris tersebut tidak dapat mengetik dengan cepat karna kursi yang ia pakai
tidak ada senderannya dan terbuat dari bahan yang keras, bukan berbahan dasar
kain sehingga ia mudah berkeringat karna tidak ada sirkulasi udara. Hal tersebut menyebabkan seorag
sekretaris tidak
mendapatkan kenyamanan pada tempat duduknya.
Dari
kasus tersebut dapat di simpulkan bahwa
jelas sarana dan prasarana kantor sangat mempengaruhi kenyamanan
karyawan untuk produktif dalam bekerja. Untuk menghindari kasus tersebut,
sebe
lum menentukan sarana yang akan digunakan di suatu kantor, sebaiknya
perhatikanlah ukuran ergonomis mengenai furniture yang akan di gunakan.
Pengelolaan terhadap sarana dan prasarana pun harus selalu di lakukan, guna
memastikan fasilitas apa saja yang akan dibutuhkan oleh kantor, serta
memelihara dan memastikan keberadaan peralatan kantor agar selalu tersedia saat
akan di gunakan oleh karyawan.
B. PEMBAHASAN
PENGERTIAN SARANA DAN PRASARANA
Sarana
dan Prasarana kantor adalah dua hal yang sangat penting untuk mendukung
kelancaran aktivitas kantor guna mencapai tujuan suatu organisasi. Dimana
sarana merupakan fasilitas yang dapat dilihat serta di gunakan oleh karyawan
dalam menyelesaikan tugas kantor. Contohnya; gedung, ruangan kantor, peralatan,
mesin kantor. Sedangkan prasarana merupakan fasilitas yang tidak berwujud,
namun menjadi pedoman karyawan dalam bekerja. Contohnya; SOP dan Buku Manual.
Menurut
Harmon Chaniago dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kantor” Sarana kantor
adalah segala sesuatu berupa fisik yang menyebabkan orang dapat bekerja untuk
mencapai tujuan dari kantor. Sedangkan Prasarana kantor adalah segala sesuatu berupa
non fisik yang menjadi pedoman, patokan ataupun standar bagi orang-orang dalam
bekerja di kantor tersebut. Prasrana kantor ini akan membimbing orang-orang
bekerja sesuai aturan yang berlaku.
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat di pakai sebagi alat dalam mencapai maksud dan
tujuan. Dan Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Dari
pengertian-pengertian di atas mengenai sarana dan prasarana kantor, tidak jauh
berbeda karna keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Sehingga
perlu adanya manajemen terhadap pengelolaan sarana dan prasarana guna menjaga
sarana prasarana itu agar tetap terjaga dan tersedia saat akan diperlukan.
JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Sarana
dan prasarana yang digunakan dalam kantor tentu berbeda-beda jenisnya,
diantaranya yaitu peralatan atau perlengkapan, mesin-mesin kantor, mesin
komunikasi, perabot, interior kantor,
dan yang terakhir yaitu tata ruang kantor.
1.
Peralatan
atau perlengkapan kantor
Peralatan
atau perlengkapan kantor (Office
Suplies) adalah alat atau bahan yang di gunakan untuk membantu karyawan dalam
bekerja sehingga hasil dari apa yang di kerjakan dapat selesai dengan cepat,
tepat dan baik. Peralatan dan perlengkapan kantor di klasifikasikan atas
beberapa jenis, ada yang berbentuk lembaran seperti; kertas buram, amplop,
transparansi, paper documen, note dan karbon. Ada pula yang berbentuk buku
seperti; buku telepon, buku tamu, buku agenda surat, buku pedoman, dan buku
tahunan.
2.
Mesin-mesin
kantor
Mesin-mesin
kantor (Office Machine) adalah peralatan yang bersifat mekanis, elektrik, dan
magnetik untuk mengolah, mencatat, menggandakan dan menghimpun data-data /
keterangan yang dibutuhkan dalam pekerjaan kantor. Contohnya seperti; Mesin
photocopy, brankas scanner, printer, recorder, handycam, dan alat penghancur
kertas.
3. Mesin Komunikasi
kantor
Mesin komunikasi kantor (Office
Communication) adalah sarana yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik
di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contohnya; telepon, intercom, dan faksimili.
4.
Perabot
kantor
Perabot
kantor (Office Furniture) adalah peralatan yang berbahan dasar kayu atau besi
dan berguna untuk memudahkan pekerjaan karyawan di kantor.
5.
Interior
kantor
Interior
kantor (Office Arrangement) adalah benda atau perlengkapan yang digunakan untuk
menambah suasana kantor menjadi menyenangkan yang dapat memberi semangat dan
rasa nyaman karyawan dalam bekerja di kantor. Contohnya; tanaman, desain
kantor, dan greenhouse yang terdapat di tengah-tengah ruang kantor.
6.
Tata
ruang kantor
Tata
ruang kantor adalah bagaimana upaya untuk mengatur atau menyusun alat-alat dan
perabot kantor sesuai dengan ruangan dan luas lantai yang tersedia dan
memanfaatkan semua ruangan agar dapat berguna sehingga karyawan bisa nyaman
dalam bekerja. Contohnya; Dalam kantor landscape meja-meja kantor di kelompokan
menurut fungsi pekerjaan dan di beri sekat setinggi 120cm agar karyawan dapat
bekerja tanpa khawatir privasinya di ketahui karyawan lain. Namun tak lepas
juga dari pengawasan seorang pimpinan.
URGENSI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
KANTOR
Berdasarkan
pengertian di atas peralatan dan perlengkapan kantor adalah alat atau bahan
yang di gunakan untuk membantu karyawan dalam bekerja sehingga hasil dari apa
yang di kerjakan dapat selesai dengan cepat, tepat dan baik. Atau kita lebih
sering mengenal dengan istilah Alat Tulis Kantor, yang
mana Alat Tulis Kantor merupakan semua barang yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari di kantor
seperti kertas, karbon, pena, staples, dan amplop. Setiap
kantor membutuhkan alat tulis kantor untuk menunujang jalannya kegiatan kantor
agar efektif dan efisien.
Alat tulis kantor
tidak hanya digunakan oleh karyawan saja, tetapi juga digunakan oleh para
eksekutif kantor, sehingga apabila persediaan alat tulis kantor kurang
dapat menyebabkan hambatan dan penundaan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor
yang berakibat dapat mengurangi efisiensi kinerja karyawan. Mungkin bagi
sebagian karyawan yang kurang peduli akan adanya alat tulis kantor menganggap
bahwa biaya untuk alat tulis kantor tidak seberapa. Ya, hanya sebatas kertas, karbon, pena, staples,
dan amplop yang bisa di beli sendiri dan mudah
di dapat, sehingga
apabila menghilangkan salah satunya tentu karyawan beranggapan tidak masalah.
Namun
hal itu tidak benar, bayangkan saja
apabila di setiap unit banyak alat tulis kantor yang hilang akibatnya biaya
yang di keluarkan oleh kantor tersebut pun tidak sedikit melainkan bisa
mencapai 40% dari total biaya di luar gaji karyawan. Selain itu, apabila banyak
alat tulis kantor yang tidak lengkap atau tidak tersedia menyebabkan para
karyawan tidak semangat dalam bekerja sehingga produktivitas kerja pun menurun.
Jika hal ini terjadi berulang-ulang tanpa adanya pengawasan tentu alat tulis
kantor lama-lama akan habis dan biaya untuk alat tulis kantor terbuang dengan
sia-sia.
Maka dari itu, di perlukan
suatu upaya untuk mengendalikan biaya pengeluaran alat tulis kantor mengingat
semakin hari semakin meningkat penggunaan alat tulis kantor. Dengan adanya
pengendalian terhadap alat tulis kantor dapat menghindari kerugian terhadap
persediaan yang berlebih ataupun kurang, penyusutan nilai guna, dan untuk
menghindari pembelian alat tulis kantor yang cacat dan tidak sesuai standar
karna pembelian alat tulis kantor yang tidak sesuai standar dapat mengakibatkan
pemborosan.
PENGENDALIAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Tujuan dari pengendalian
sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan operasional kantor dapat
berjalan dengan lancar tanpa hambatan. Ada beberapa kegiatan yang harus
dilakukan dalam mengendalikan sarana dan prasarana kantor diantaranya;
Pengadaan, penyimpanan dan pemeliharaan sarana
prasarana kantor.
A. Pengadaan Sarana
dan Prasarana Kantor
Terdapat banyak cara yang
digunakan untuk mengendalikan pengadaan sarana prasarana/ alat tulis kantor
diantaranya adalah gunakan pencataan, cari informasi kebutuhan tiap karyawan,
pertimbangkan factor teknisnya, dan kapan harus memesannya.
1.
Gunakan
pencatatan
Hal yang harus dilakukan pertama yaitu mencatat semua
barang yang di gunakan di kantor, setelah itu klasifikasikan barang-barang
tersebut berdasarkan nilai gunanya mulai dari yang sering digunakan atau
terpenting hingga yang kurang sering digunakan. Barang-barang yang sering
digunakan lebih di prioritaskan untuk selalu tersedia di kantor dalam arti
melakukan pembelian. Kemudian setiap penggunaan dan pembelian barang di catat
di buku catatan. Yang mana fungsi dari buku catatan itu sendiri adalah sebagai
catatan penerimaan barang/pembelian barang dan untuk pengeluaran barang. Karna
setiap karyawan yang hendak menggunakan alat tulis kantor seperti kertas,
pensil, steples dan yang lainnya di catat di dalam buku catatan ini.
2.
Cari informasi
kebutuhan karyawan
Dalam rangka menjaga keefektifan kinerja karyawan,
penting sekali untuk mencari informasi apa yang dibutuhkan oleh setiap
karyawan, dengan meminta masing-masing unit untuk mengajukan kebutuhan alat tulis
kantor yang dibutuhkan karyawan. Melalui buku catatan tersebut terdapat dua
informasi yaitu catatan untuk persediaan barang masuk dan catatan untuk
persediaan barang keluar. Untuk informasi persediaan barang masuk seorang
karyawan harus menuliskan beberapa hal di buku catatan seperti; No. urut,
tanggal, nama barang dan spesifikasinya, jumlah barang, nama berserta tanda
tangan pengirim, nama beserta tanda tangan penerima dan keterangan. Sedangkan
untuk informasi persediaan barang keluar karyawan harus menuliskan hal-hal
berikut; No. urut, tanggal, nama barang dan spesifikasinya, jumllah barang,
kegunaan, nama beserta tanda tangan pengambil, nama beserta tanda tangan
petugas dan keterangan.
3.
Pertimbangkan
factor teknisnya
Setelah itu sebelum membeli barang kita harus tau apa
saja jenis dan kualitas barang yang harus di sediakan serta berapa jumlah
barang yang harus dibeli. Dalam membeli persediaan barang pun harus
memperhatikan dana yang tersedia, sehingga penting sekali untuk mengetahui
barang yang sering di gunakan di dalam kantor karna barang tersebut memang
lebih urgent untuk di beli dibandingkan barang yang jarang di gunakan. Dengan
pertimbangan tersebut dana yang tersedia dapat di manfaatkan dengan tidak
sia-sia karna lebih memprioritaskan untuk membeli barang yang sering digunakan
di dalam kantor.
4.
Kapan harus
memesan barang
Sebelum membeli persediaan alat tulis kantor, tentunya
kita harus memastikan bahwa barang-barang tersebut jumlahnya sudah tinggal
sedikit sehingga pemesanan harus segara di lakukan demi barang tersebut
tersedia kembali. Namun jangan menunggu sampai barang tersebut benar-benar
habis, tetapi lakukan pemesanan apabila barang yang tersedia hanya tinggal 10%
dari jumlah sebelumnya. Sehingga aktivitas kantor akan tetap berjalan lancar,
bayangkan saja jika sebuah persediaan tinta untuk printer habis dan tidak ada
cadangan saat harus melakukan print dokumen mengingat dokumen tersebut sangat
penting, tentunya siapa saja di dalam kantor yang berhubungan dengan dokumen
tersebut akan merasa panik karna dokumen tersebut tidak bisa di print. Untuk
itu, harus di lakukan pengecekan apabila barang yang tersedia tinggal 10% dari
jumlah sebelumnya, guna menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan
persediaan. Selain itu, prioritaskan barang-barang yang memang sangat di
perlukan terlebih dahulu. adapun untuk barang yang jarang digunakan /diperlukan
sebaiknya di beli saat akan dibutuhkan saja.
B. Penyimpanan
Sarana dan Prasarana Kantor
Penyimpanan sarana dan
prasaran kantor merupakan kegiatan yang tidak bisa di anggap remeh di dalam
kantor, karna kegiatan penyimpanan ini sangat berpengaruh terhadap tersedianya
peralatan dan perlengkapan kantor. Penyimpanan
adalah kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang dalam menampung hasil
pengadaan barang, baik yang berasal dari pembelian ataupun berasal dari instasi
lain. Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan
logistic mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan,
pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai
dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuat laporan-laporan)
dengan tujuan mendukung kontinitas kerja unit usaha, sekaligus mendukung efektivitas
dan efisiensi organisasi secara keseluruhan (Dwiantara, 2004). Adapun tujuan
dari penyimpanan sarana prasarana kantor antara lain; memudahkan pengawasan dan
analisa barang, menjaga barang agar tidak hilang dan cepat rusak, membantu memudahkan penemuan barang saat di
cari karna barang tersusun rapi. Dalam penyimpanan barang ada beberapa hal yang
harus di perhatikan seperti; pergudangan yang memenuhi syarat, sifat barang
yang di simpan, jangka waktu penyimpanan dan prosedur atau tata kerja.
Lalu bagaimana cara
penyimpanan sarana prasarana kantor yang baik & tepat? Caranya cukup mudah
penyimpanan barang di klasifikasikan berdasarkan (jenis, berat, merk dan satuan
barang), selain itu barang yang di simpan dalam keadaan bersih di dalam ruangan
yang berventilasi juga terhindar dari gangguan alam seperti sinar matahari dan
suhu yang lembab, dan sebaiknya di lakukan pengkodean agar barang mudah di cari
saat akan digunakan. Dalam meletakan barang pun ada aturannya, di bagian paling
depan letakan barang yang sering dibutuhkan agar mudah dikeluarkan sebaliknya
barang yang kurang sering di butuhkan di letakan di bagian belakang. Sebelum
menyimpan barang ke dalam gudang, pastikan untuk sudah menghitung dan mencatat
dalam buku catatan/persediaan.
C. Pemeliharaan
Sarana dan Prasarana
Pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan terus menerus dengan tujuan
untuk menjaga dan mencegah barang agar tidak rusak dan selalu siap digunakan.. Pemeliharaan
adalah suatu usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis dan
daya guna suatu alat produksi atau fasilitas kerja dengan jalan merawat,
memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan (Subagya 1988). Pemeliharaan ini
dilakukan untuk memastikan agar barang tidak hilang, tidak rusak akibat hama
dan suhu, dan tidak kadaluwarsa.
Sarana dan
Prasarana kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada ruangan
kantor atau di pakai oleh karyawan harus selalu di pelihara agar selalu siap
digunakan dan memperpanjang usia pemakaian barang demi menghemat anggaran biaya
kantor. Adapun cara pemeliharaan barang dapat di kalsifikasikan berdasarkan kriteria
sebagai berikut;
a.
Menurut Tempat
Barang
Jika barang tersebut berada dalam gudang maka
pemeliharaan yang harus dilakukan adalah meletakan sesuai dengan kondisi barang
dan selalu mengontrolnya dengan memberikan bahan pengaman demi barang tersebut
tidak rusak. Contohnya; menyemprot bahan anti karat pada meja yang terbuat dari
logam. Sedangkan untuk barang yang dalam pemakaian maka pemeliharaanya selalu
menggunakan sesuai dengan prosedur atau SOP yang telah ditentukan, kemudian di
bersihkan dan di letakan dengan aman. Contohnya; menggunakan computer harus
sesuai dengan prosedurnya dan selalu menjaga kebersihannya setelah menggunakan
juga matikan sambungan listriknya.
b.
Menurut Jenis
Barang
Untuk barang yang bergerak atau bisa di pindah-pindah,
pemeliharaan dilakukan setiap hari ataupun berkala kemudian di rawat sesuai
prosedur dan apabila terjadi kerusakan bisa di bawa keluar kantor untuk di
servis. Contohnya; kendaraan, mesin kantor, dan alat elektronik. Sedangkan untuk
barang yang tetap atau tidak bisa dipindahkan sebaiknya juga dilakukan setiap
hari maupun berkala dengan menggunakannya secara baik sesuai prosedur. Contoh;
mematikan lampu listrik dan kran air jika sudah di gunakan.
c.
Menurut Kurun
Waktu
Pemeliharaan atau perawatan bisa dilakukan secara
rutin maupun berkala, pemeliharaan rutin dilakukan setiap hari biasanya
dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dengan cara
meletakan benda-benda secara aman sesuai prosedur. Sedangkan pemeliharaan
secara berkala biasanya dilakukan setiap bulanan, triwulan, semester atau
tahunan. Contohnya; melakukan penegecekan terhadap mesin tik atau mesin kantor
yang lain apabila ada yang rusak segera di perbaiki ataupun di ganti.
PENGERTIAN ERGONOMIC KANTOR
Dalam memilih dan menentukan
sarana dan prasarana kantor di perlukan pengetahuan dan persiapan yang matang
sebelum membeli sarana dan prasarana kantor. Sarana dan prasarana kantor yang
hendak digunakan haruslah ergonomic. Menurut Kallaus dan Kelling dalam Chaniago
(2013) Ergonomis menerangkan hubungan pegawai dengan physiological dan
psychological di lingkungankerja. Sedangkan
menurut Manuaba (2014) Ergonomi adalah salah satu upaya dalam bentuk ilmu,
teknologi dan seni untuk menyerasikan peralatan, sistem, organisasi, dan
lingkungan, keahlian dan keterbatasan manusia sehingga tercapai suatu kondisi
dan lingkungan yang sehat, aman, nyaman, dan efisien dan produktif melalui
pemanfaatan fungsional tubuh manusia secara optimal dan maksimal. Ergonomi dapat
di terapkan dalam kegiatan yang behubungan dengan
pekerjaan, yaitu posisi kerja, proses kerja, tata letak tempat kerja
serta fasilitas yang terdapat di tempat kerja/kantor.
Dengan
demikian ergonomic dapat dikatakan sebagai kegiatan yang
dilakukan untuk menciptakan kenyamanan dan keamanan artinya tidak membahayakan
bagi orang yang bekerja dikantor. Kenyamanan yang dimaksud adalah bagaimana
caranya untuk membuat karyawan betah dan
mendapatkan suasana hati yang damai dalam bekerja di kantor. Sedangan keamanan
yang dimaksud adalah segala sarana dan prasarana kantor yang digunakan haruslah
bersifat tidak membahayakan bagi orang yang bekerja di kantor. Seperti cacat
fisik berupa luka, buta, sengatan listrik dan lain sebaginya. Selain itu
menghindari gangguan mental yang di sebabkan oleh tekanan kerja yang di
terapkan oleh pimpinan tanpa memperhatikan mayoritas budaya karyawannya.
Berdasarkan pengertian di
atas dapat disimpulkan bahwa tujuan diterapkannya ergonomic kantor adalah untuk
memberikan kenyamanan,
keamanan dan keselamatan pada orang-orang yang berada dalam kantor sehingga
dapat menimbulkan motivasi tinggi dan meningkatkan produktivitas
karyawan serta mengurangi
berbagai kesalahan dalam bekerja. Adapun penerapan sarana dan prasarana kantor yang ergonomis
menimbulkan dampak positif dan negative. Dampak positifnya antara lain membuat
karyawan merasa nyaman dengan lingkungan yang sehat serta gembira sehingga
karyawan mendapatkan kepuasan kerja dalam menyelesaikan tugasnya karna jika
karyawan tidak mendapatkan kepuasan dalam bekerja tentu akan mengakibatkan
penurunan produktivitas suatu organisasi. Sedangkan dampak negatifnya adalah
suatu kantor membutuhkan biaya yang tinggi untuk menciptakan suasana kantor
yang ergonomis.
Dewasa ini, suatu sarana dan
prasarana kantor yang dirancang bertujuan untuk membantu peggunanya untuk
beraktivitas, selain itu juga memudahkan karyawan dalam mengerjakan tugasnya
sehingga lebih efektif dan efisien dalam bekerja. Maka dari itu untuk merancang
suatu sarana dan prasarana yang ergonomis tentu harus focus terhadap bentuk
tubuh manusia, yang mana alat tersebut dapat digunakan sesuai kemampuan dan
keterbatasan fisik manusia, sehingga dapat menimbulkan kenyamana saat digunakan
oleh manusia khususnya karyawan yang bekerja di dalam kantor.
Dalam ilmu ergonomi berbagai hal akan dipelajari mengenai keterbatasan dan
kemampuan manusia dalam berinteraksi dengan teknologi dan produk buatan yang akan menjadi peralatan dan perlengkapan kantor.
Berdasarkan faktaya,
manusia memiliki batas-batas kemampuan baik dalam jangka pendek maupun dalam
jangka panjang saat berhadapan dengan
lingkungan kerjanya baik berupa
perangkat keras seperti mesin-mesin
kantor dan peralatan kerja, selain itu juga ada perangkat lunak seperti metode
kerja, sistem, dan prosedur kerja.
Dengan demikian kita bisa menyimpulkan bahwa ergonomic adalah suatu keilmuan yang
multidisiplin, karena mempelajari berbagai
pengetahuan dari ilmu kehayatan (kedokteran, biologi), ilmu
kejiwaan (psychology) dan ilmu kemasyarakatan (sosiology).
TEKNIK PEMILIHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Cara untuk memilih atau
menentukan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan mengetahui ukuran
dari tubuh manusia kemudian di sesuaikan dengan furniture yang akan digunakan.
Ada beberapa indicator untuk menentukan apakah suatu furniture atau peralatan
kantor ergonomic atau tidak, diantaranya pada benda-benda sebagai berikut; Meja
kantor, kursi kantor, ruang kerja kantor, computer, mesin computer, tangga,
toilet, ruang tamu, dan tempat parkir.
a.
Meja Kantor
Karna banyak sekali pekerjaan kantor yang dilakukan di
atas meja, maka kriteria meja kantor yang dikatakan ergonomic adalah yang
memiliki kesesuaian dengan ukuran tinggi
dan besarnya tubuh manusia, bentuk meja harus dapat memberi kemudahan karyawan dalam
bergerak, terbuat dari bahan yang kuat agar karyawan tenang saat menggunakan,
pada kaki meja terdapat sandaran kaki untuk relaksasi kaki karyawan supaya
tidak pegal dan lelah sehingga karyawan dapat duduk dengan tegak, dan memiliki
warna yang dapat memberikan rasa nyaman saat bekerja artinya tidak bersifat
memantulkan cahaya seperti coklat dan biru muda.
b.
Kursi Kantor
Kriteria kursi kantor yang dikatakan ergonomic adalah
sesuai degan ukuran pinggul manusia, flexible agar dapat memberikan kemudahan
saat bergerak, sebaiknya tinggi kursi dapat di naik turunkan untuk menyesuaikan
posisi duduk karyawan sehingga membentuk sudut siku 90 derajat, selain itu
kursi kantor juga sebaiknya terdapat senderan punggung dan bantalan jok yang
terbuat dari bahan kain sehingga memudahkan sirkulasi udara, terbuat dari bahan
yang kuat umumnya dari kayu dan besi.
c.
Ruang Kerja Kantor
Ruang kerja kantor yang ergonomic harus terkesan luas
dan memimiliki cahaya yang cukup terang namun tidak menyilaukan mata, tempatkan
jendela searah dengan datangnya cahaya matahari, memiliki sirkulasi udara
sehingga tidak pengab, lembab serta berbau, terdapat alat-alat K3, warna
dinding dan lantai sebaiknya memberikan kesan nyaman (putih, biru muda,
kuning), kabel-kabel harus tertata rapi sehingga
kemungkinan konsleting kecil sebaiknya kabel-kabel di tempelkan di dinding lalu
dilindungin isolasi ataupun pipa dan stop kontak terletak dekat di setiap meja
kantor.
d.
Komputer
Penempatan computer haruslah disesuaikan dengan
kebutuhan karyawan mengingat computer merupakan sarana utama dalam menjalankan
aktivitas kantor agar tidak timbul masalah fisik seperti pegal, sakit leher dan
punggung. Maka dari itu penempatan computer umumnya berjarak 60cm dari mata
manusia,. Komputer yang ergomic adalah yang memiliki radiasi layar monitor
rendah, tampilan teks di layar monitor mudah dilihat, keyboard yang empuk
sehingga saat digunakan cukup mudah dengan satu sentuhan ringan saja, dan tidak
menimbulkan suara bising.
e.
Mesin Kantor
Sama halnya dengan computer, mesin-mesin kantor yang
lainnya pun harus menimbulkan rasa aman dan nyaman, terbuat dari bahan yang
kuat, memiliki tombol pengendali dan mematikan secara otomatis bila terjadi
sesuatu yang tidak diinginkan, mempunyai
buku petunjuk penggunaan guna menghindari kesalahan kerja karyawan, serta
memiliki tanda-tanda atau lambang yang memudahkan karyawan untuk
mengoprasikannya. Pilih mesin yang bagian alat-alatnya mudah di dapat sehingga
saat rusak bisa segera di ganti.
f.
Tangga
Kriteria tangga di sebuah kantor haruslah aman dan
nyaman sebaiknya terbuat dari bahan yang kuat, tidak terlalu curam serta
ketinggian antar tangga sekitar 25cm-30cm, memiliki pagar pengaman dan usahakan
tangga tidak berdasarkan bahan yang licin karna dapat membahayakan orang yang
menggunakannya sebaiknya di setiap ujung anak tangga diberi bantalan karet.
Berikan keterangan-keterangan mengenai jalur mana yang merupakan jalur naik dan
jalur turun untuk menghindari tubrukan dalam tangga.
g.
Toilet
Sebaiknya pastikan penempatan toilet jauh dari
ruang-ruang kantor, lantai toilet tidak licin, pastikan air dari kran
berfungsi, tersedia tisu, kaca dan sabun pembersih, serta mendapat cahaya yang
cukup, dan memiliki sirkulasi udaranya baik. Bisa juga memasangkan pengharum
ruangan di atas pintu masuk untuk menghindari bau-bau tidak sedap.
h.
Ruang tamu
Pentingnya mengapa ruang tamu harus ergonomis karna
tamu yang dilayani bisa menilai citra
perusahaan tersebut. Untuk itu ruang
tamu pun harus memberikan rasa nyaman untuk para tamu. Usahakan ruang tamu
menggunakan warna dinding yang cerah dengan luas yang cukup, tidak terlalu bising,
bersih dari debu dan bau, pastikan kursi dan meja tamu terbuat dari bahan yang
kuat dan nyaman, terdapat fasilitas seperti; TV, tempat koran, dan tempat
minum.
i.
Tempat Parkir
Lahan parkir di bagi berdasarkan kendaraan roda dua
dan lebih dari dua. Sebaiknya lantai untuk tempat parkir terbuat dari bahan
padat dan rata, counter tanah tidak
terlalu miring, memiliki pagar pengaman, dan terdapat alat-alat K3 (keamanan
dan keselamatan kerja) berupa tabung api dan obat-obat ringan lainnya.
POSISI KERJA
Posisi kerja sangatlah
berpengaruh terdahap tingkat produktivitas kerja karyawan, untuk itu posisi
kerja yang baik adalah tentang bagaimana cara menyesuaikan postur tubuh yang
ergonomic dengan sarana prasarana yang ada berdasarkan ukuran tubuh. Apabila
posisi kerja sudah baik dan ergnomic, tentu karyawan akan nyaman melakukan
pekerjaan alhasil pekerjaan berlangsung secara efektif dan efisien. Namun jika
posisi kerja karyawan belum benar atau tidak ergonomic, tentu akan menyebabkan
karyawan mengalami kelelahan dalam bekerja karna mereka tidak nyaman degan
posisinya alhasil pekerjaan yang di kerjakan lambat bahkan tidak terselesaikan.
Penentuan posisi kerja bertujuan
agar karyawan mendapatkan posisi kerja yang maksimal untuk mengerjakan
tugasnya, sehingga dengan posisi kerja yang baik dan benar dapat mengurangi
kelelahan atau ganguan kesehatan seperti pegal, sakit leher, sakit punggung
yang di akibatkan karna posisi kerja yang salah atau tidak ergonomic. Ada
beberapa hal yang dapat dilakukan dalam mengatasi masalah tersebut yaitu dengan
cara memperbaiki posisi kerja dengan memperhatikan area kerja seperti jarak dan
letak barang/bahan yang digunakan karyawan sehingga aman dan nyaman saat digunakan.
Adapun posisi kerja yang
sering ditemukan di dalam kantor adalah posisi duduk Dalam posisi duduk
usahakan untuk tidak memberatkan tubuh pada kaki demi posisi yang stabil saat
bekerja, Dalam posisi duduk juga
pemilihan kursi yang ergonomic sebaiknya yang berbahan dasar kain karna untuk
sirkulasi udara, dan sebaiknya memiliki
senderan serta penahan kaki di kaki meja sehingga punggung, leher dan tulang
belakang tidak salah posisi yang menyebabkan lelah dan pegal.
DAMPAK YANG DI TIMBULKAN JIKA TIDAK MENERAPKAN ERGONOMIC POSISI KERJA
Dewasa ini, penerapan
ergonomic posisi kerja akan sangat berpengaruh terhadap kondisi fisik karyawan,
karna ergonomic dapat menimbulkan banyak manfaat seperti; terhindar dari
tegangnya tulang punggung dan bahu sehingga tidak pegal, lelah pada kaki yang
menjadi penahan badan berkurang, terhindar dari kelainan tulang (lordosis,
skoliosis, kifosis), menghemat tenaga kerja. Namun sebaliknya, jika ergonomic
tidak di terapkan tentunya akan menimbulkan dampak negative dan masalah
karyawan yang akibatnya mengalami penurunan produktivitas Adapun dampak
negative yang muncul akibat tidak menerapkan kantor yang ergonomic adalah;
a.
Karyawan Jenuh
dan Lelah
Jenuh yang dimaksud adalah karyawan tidak semangat
dalam bekerja yang di sebabkan oleh kondisi ruangan yang sama-sama saja serta
pemilihan peralatan dan perlengkapan kantor yang kurang tepat. Semua peralatan
seperti meja, computer, lemari, atau yang lainnya berada di posisi yang sama
sehingga menyebabkan karyawan bosan di ruangan tersebut. Sedangkan lelah yang
dimaksud adalah karna penempatan peralatan dan perlengkapan yang tidak sesuai,
di tambah karyawan harus melakukan banyak pekerjaan yang membuat karyawan lelah
bahkan bisa stress. Untuk itu suatu kantor harus di ciptakan secara ergonomic
sesuai dengan kebutuhan psikis karyawannya. Entah itu meletakan tanaman-tanaman
di dalam ruangan, memilih peralatan yang sesuai dengan ukuran tubuh manusia
serta dapat digunakan sesuai kemampuan manusia, atau menata semua peralatan di
tempat yang sesuai tidak monoton. Dengan begitu apabila kantor di rancang
ergonomic maka karyawan akan focus dalam berpikir apabila ruang kerjanya nyaman
dan aman.
b.
Timbul penyakit
akibat kerja
Karyawan yang mengalami jenuh dan lelah saat bekerja
tentu akan berpengaruh terhadap kondisi tubuhnya, yang mana apabila tidak ada
upaya untuk menjaga kesehatannya akan menyebabkan penyakit yang serius. Adapun
contohnya yaitu karyawan yang terus duduk di depan computer selama berjam-jam
namun dengan posisi duduk yang salah, jika terus dibiarkan karyawan tersebut
akan merasa terbiasa dengan posisi kerja yang salah yang mengakibatkan
penglihatan dari karyawan tersebut dapat terganggu seperti mata kering dan
merah. Selain itu, karyawan akan mengalami penyakit tulang seperti lordosis,
kifosis, dan skoliosis.
c.
Menimbulkan
kematian
Tentu dalam benak setiap orang penempatan peralatan
yang tidak ergonomic sering di anggap suatu hal yang biasa saja, namun apabila
peralatan tersebut berbahaya dan tidak di tempatkan secara ergonomic mungkin
akan mengakibatkan karyawan terluka. Contohnya di sebuah pabrik, apabila tata
letak mesin pabrik yang berbahaya tidak di letakan secara ergonomic dan tidak
di jalankan sesuai prosedur maka mesin tersebut akan menyebabkan kecelakaan
kerja yang tidak asing adalah kematian. Untuk itu, penggunaan peralatan dan
mesin kantor haruslah sesuai prosedur, bagaimana karyawan tau? Caranya dengan
menempelkan SOP di dekat mesin tersebut yang mudah dilihat dan meletakan mesin
tersebut di tempat yang aman sehingga dengan begitu potensi untuk adanya
kecelakaan kerja dapat berkurang.
PENTIGNYA TATA RUANG KANTOR (LAYOUT)
Ruang kantor pada umumnya merupakan tempat melakukan
pekerjaan bagi orang yang berada di dalamnya, maka dari itu ruangan kantor
harus di tata dengan baik mengingat ruang kantor akan digunakan sebagai tempat
menyimpan peralatan atau mesin-mesin kantor guna memperlancar pekerjaan dan
mendapatkan kondisi yang nyaman serta aman
bagi orang yang beraktivitas di kantor. Sebelum melakukan tata ruang
kantor sebaiknya kita mengenal bentuk-bentuk ruang kantor yang umumnya di
gunakan di perusahaan.
1.
Kantor Terbuka
Bentuk kantor yang mana tempat kerja masing-masing
karyawan tidak dibatasi atau tidak diberi sekat-sekat sehingga antar karyawan
dapat dengan mudah berinteraksi, saling mengawasi serta menggunakan peralatan
dan perlengkapan kantor secara bersama-sama. Umumnya pada kantor terbuka ini
semua staf mengarah ke 1 (satu) arah baik itu ke depan, belakang, samping kanan
maupun samping kiri. Contohnya seperti di dalam kelas. Kantor terbuka ini
tentunya memiliki keunggulan dan kelemahan, keunggulan dari kantor terbuka yaitu;
dapat menghemat biaya karna semua peralatan di gunakan bersama-sama, ruangan
yang di pakai lebih sedikit dan flexible apabila di haruskan ada perubahan,
biaya perawatan lebih rendah, komunikasi antar karyawan lebih mudah sehingga
timbul kerjasama, dan bisa menambah ilmu karna bisa saling mengajarkan.
Sedangkan kelemahan dari kantor terbuka yaitu; banyak gosip yang beredar dengan
cepat, kurang aman untuk melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia, tidak ada
privasi antar karyawan, mudah tertular penyakit yang bersal dari seseorang,
sering terjadi kebisingan dan ketidak adilan antar karyawan. Untuk mengatasi
kebisingan yang terjadi di kantor terbuka bisa di lalukukan dengan cara
memasang langit-langit yang di lapisi kertas alumunium sehingga suara menembus
lewat papan tapi tidak memantul ke bawah, selain itu juga kebisingan dapat d
atasi dengan memilih peralatan kantor yang berbahan dasar kayu sehingga bisa menyerap
suara.
2.
Kantor Tertutup
Kantor tertutup merupakan bentuk kantor yang mana tempat kerja karyawan terbagi menjadi
kamar-kamar. Dalam kantor tertutup setiap orang yang bekerja berada dalam satu
ruangan, sehingga adanya privasi dari tiap orang yang berkaitan dengan
pekerjaan yang sedang dilakukan. Kantor tertutup juga memiliki keunggulan dan
kelemahan, keunggulannya yaitu; karyawan lebih konsentrasi dalam bekerja,
pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjaga, gossip terbatas, penularan
penyakit berkurang. Adapun kelemahannya yaitu; kurangnya komunikasi langsung
antar karyawan, ATK yang dikeluarkan lebih banyak karna di setiap ruangan harus
terdapat ATK yang di perlukan sehingga biaya pengeluaran lebih besar, ruangan
kurang flexible apabila ada perubahan tata letak, tidak ada pembelajaran ilmu
karna setiap orang bekerja masing-masing di ruangannya.
3.
Kantor Landscape
Kantor landscape merupakan gabungan dari kantor
terbuka dan tertutup yang mana kantor landscape ini merupakan penyempurnaan
dari kantor terbuka dan kantor tertutup. Dalam kantor ini, setiap tempat kerja
di beri sekat setinggi 120cm dan dapat di pindah-pindah bila di perlukan.
Dengan sekat setinggi 120cm dan jarak antar mejanya dicapai dengan 1 (satu)
jangkauan yang memungkinkan para karyawan masih bisa saling berkomunikasi
langsung tetapi juga memiliki privasi
atas pekerjaanya. Dalam kantor landscape meja di susun secara individual atau
kelompok kerja, dengan sudut yang berbeda. Pada umumnya semua staf berada di
dalam satu ruangan yang sama tetapi tiap staf/karyawan di kelompokan atas
fungsi dan tugasnya masing-masing. Penerapan kantor landscape ini jarang di
gunakan di perusahaanyang kecil tetapi pada umumnya digunakan di perusahaan
yang besar.
PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR/LAYOUT
Penataan ruang kantor sangat
berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas kantor, karna semakin baik tata
ruangannya para pekerja kantor akan merasakan kenyamanan dalam bekerja. Tata
ruang kantor adalah kegiatan mengatur
letak peralatan dan perlengkapan kantor di dalam ruangan dengan lantai yang
tersedia dalam rangka menciptakan tempat kerja yang nyaman dan aman sehingga
karyawan dapat leluasa saat berada di dalam ruangan tersebut. Penataan ruang
kantor adalah usaha untuk menentukan kegunaan masing-maisng ruang dan menyusun:
peralatan, perabot, mesin-mesin kantor dan personel pada tempat yang tepat pada
ruang yang tersedia untuk mencapai efisiensi kantor. Harmon, (2013.hlm.123).
Dalam penataan ruang kantor
kita juga bisa memanfaatkan dinding atau langit-langit kantor untuk meletakan
AC pada dinding dan menempelkan rak-rak untuk menyimpan arsip kantor, sehingga
lantai kantor akan tetap terkesan luas dan dapat digunakan untuk menyimpan
barang-barang/ peralatan kantor yang lainnya. Ada beberapa hal yang harus di
perhatikan sehingga menjadi prinsip dalam tata ruang kantor yaitu;
1. Menggunakan
semua ruang kantor secara efisien baik dari dinding hingga lantai.
2. Susunan ruang
kerja fexibel / mudah di ubah-ubah sehingga memudahkan dalam pemindahan barang.
3. Orang-orang/unit
yang sering berhubungan dengan public di taruh di tempat yang dekat dengan
pintu (mudah di datangi) sehingga tidak mengganggu aktivitas kantor yang lain
4. Orang-orang/unit
yang melakukan ketata usahaan di simpan di tengah-tengah atau di antara
unit-unit yang lain.
5. Pekerjaan yang
menggunakan mesin kantor dengan suara berbising, diletakan di belakang agar
tidak mengganggu unit yang lain.
6. Ruangan pimpinan
sebaiknya di letakan di dekat ruang kerja karyawan sehingga memudahkan dalam
pengawasan.
7. Tersedia lorong
utama dengan lebar 1.2 M dan lorong tambahan selebar 0.9 M untuk lalu lintas
jalan.
LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN LAYOUT KANTOR
1. Mencari data/
informasi mengenai; ukurang ruangan, jumlah karyawan yang akan menempati
ruangan tersebut, jumlah mesin dan peralatan kantor serta ukuran dari tiap-tiap
peralatan dan perlengkapan kantor yang akan digunakan, perhatikan juga
fasilitas seperti stop kontak, dan mempelajari pekerjaan tersebut.
2. Buat denah
dikertas mengenai ruangan yang akan di jadikan kantor dengan skala yang di
perkecil, dan gambarkan pula arah cahaya datang, pintu, jendela, stop kontak
dll yang dapat mempengaruhi ruangan kantor. Kita juga dapat menggunakan
aplikasi 3D di computer untuk lebih memudahkan mendeskripsikan denah yang
dibuat.
3. Potonglah kertas
hingga kecil-kecil sebagai perwakilan dari furniture yang akan di tempatkan di
ruang kantor. Jika menggunakan aplikasi computer cukup dengan mendownload
gambar2 furniture 3D.
4.
Gambarkan urutan
penyelesaian pekerjaan dengan flowchart
5. Susun guntingan
kertas tadi di atas denah yang telah di buat di kertas kemudian dapat di
geser-geserkan sesuai kesesuain susunan yang diinginkan. Jika menggunakan
aplikasi computer bisa menggeser-geser gambar furniture di denah yang telah di
buat sehingga terlihat lebih real.
Dengan menerapkan
langkah-langkah dan prinsip dari penataan ruang tersebut di harapkan kantor
yang di rancang akan menimbulkan kesan positif bagi siapa saja yang mengunjungi
kantor tersebut, pengawasan dapat dengan mudah di lakukan, melancarkan
pekerjaan karna setiap karyawan bekerja sesuai prosedur, serta semua ruangan di
dalam kantor dapat di manfaatkan secara efisien sehingga jika ruangannya kecil
tetap bisa terkesan luas apabila tata letak peralatan kantornya benar juga
dengan pemilihan warna dinding yang tepat. Menumbuhkan semangat bekerja. Namun seiring berjalannya
waktu kondisi kantor yang tata letaknya selalu sama akan menimbulkan rasa jenuh
atau bosan bagi orang-orang yang bekerja di kantor, untuk itu diperlukan
up-date yang di lakukan secara berkala biasanya 2-3 tahun. Dengan begitu,
orang-orang yang bekerja di dalam kantor akan mendapatkan suasan baru dalam
bekerja.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG KANTOR
1.
Pencahayaan
Pencahayaan merupakan hal yang sangat penting di
ruangan kantor, yang mana dengan pencahayaan yang baik dapat membuat karyawan
teiliti dalam bekerja dan focus sehingga
terhindar dari hal-hal yang mengakibatkan kecelakaan kerja. Ada 2 macam
pencahyaan yang di gunakan di suatu kantor yaitu Natural lighting/ cahaya alami
(pencahyaan yang berasal dari sinar matahari) dan Artifisial Lighting/ cahaya
buatan (pencahayaan yang berasal dari lampu-lampu di langit-langit kantor) . Penggunaan
cahaya di kantor yang baik adalah yang mengkombinasikan cahaya alami dan cahaya
buatan karna jika hanya mengandalkan cahaya alami saja sulit untuk menembus
seluruh ruangan contohnya dalam gedung yang bertingkat.
2.
Warna
Pemilihan warna dinding pada ruang kantor dapat
mempengaruhi emosi dan otak manusia yang bepengaruh terhadap kinerja dan
produktivitas karyawan. Beberapa warna primer ini memiliki makna dan dapat
mempengaruhi kondisi emosional manuasia adalah sebagai berikut;
a. Merah,
memberikan kesan yang panas, gejolak, dan semangat. Jika terdapat karyawan yang
bermalas-malasan, dalam bekerja maka sebaiknya sebagian dinding ruangan kantor
berwarna merah atau dapat juga menata gambar-gambar dan tanaman yang ada
unsur merahnya di ruangan kantor.
b. Kuning, warna
kuning memberikan kesan yang hangat seperti matahari sehingga dapat merangsang
timbulnya rasa gembira, riang, dan melenyapkan tekanan. Selain itu, warna
kuning dapat membangkitkan energy, mood (suasana hati)
c. Biru, warna biru
dapat memberikan efek ketentraman, keluasan dan ketenangan, serta dapat
mengurangi ketegangan otot dan tekanan darah. Warna ini cocok di terapkan untuk
ruang pegawai yang membutuhkan konsentrasi tinggi dengan mengkombinasikan
dengan warna lain contohnya dengan warna putih.
Dalam pemilihan warna pun harus di dasari dengan
memperhatikan hal-hal sebagi berikut; ukuran ruangan, lokasi bangunan, lokasi
ruangan, tipe ruangan, bentuk ruangan,
dan tinggi ruangan.
3.
Udara
Udara adalah salah satu factor yang dapat mempengaruhi
kondisi fisik manusia. Karna aliran udara yang segar dalam arti mengandung
banyak oksigen secara terus menerus dapat mengurangi stress, letih dan
menimbulkan kesegaran bagi orang yang berada di kantor. Orang yang kekurangan
oksigen berpotensi terkena vertigo, lain halnya dengan udara yang yang terlalu
panas, dingin, bahkan lembab akan mengganggu peredaran darah manusia dan
mengganggu konsentrasi karyawan dalam bekerja. Suhu udara yang cukup untuk
bekerja di kantor sekitar 20oC - 25oC. Adapun suhu
rata-ratanya adalah 23oC . Maka dari itu udara di kantor haruslah
dikendalikan caranya dengan membuat ventilasi udara masuk dan keluar sehingga
sirkulasi udara di ruangan tersebut lancar, menambahkan kipas angin di ruangan
yang cukup panas, memasang AC di runagan tertentu, menyediakan pakaian kerja
yang tepat misalnya bila udara sedang dingin, sebaiknya di setiap kursi
karyawan di sediakan mantel yang selalu di cuci tiap minggu sehingga karyawan
mendapatkan fasilitas kantor yang bermanfaat.
C. PENUTUP
KESIMPULAN
Produktivitas dan pencapaian
kerja karyawan sangat di dukung dengan adanya fasilitas kantor yang aman serta
nyaman sesuai dengan kebutuhan karyawan. Fasilitas kantor di bagi menjadi dua
yaitu sarana dan parsarana. Sarana adalah fasilitas berupa fisik seperti;
peralatan dan mesin-mesin kantor. Sedangkan prasarana adalah fasilitas berupa
non fisik seperti; SOP dan buku manual yang mana keduanya merupakan aspek
penting dalam menunjang kegiatan operasional kantor karna karyawan bekerja
secara nyaman dan aman sesuai dengan prosedur yang di tentukan sehingga menjadi
pedoman bagi karyawan.
Sarana dan prasarana yang akan digunakan di dalam kantor harus
bersifat ergonomic, ergonomic yang dimaksud adalah dimana sarana dan prasarana
di dalam kantor dapat menciptakan kenyamanan dan keamanan (tidak berbahaya)
saat melakukan pekerjaan, serta cara kerja sarana dan prasarana tersebut di
sesuaikan dengan kondisi dan ukuran tubuh manusia Sarana dan prasarana yang
tidak ergonomic dapat menyebabkan hambatan dalam bekerja karna karyawan tidak
mendapatkan kenyamanan dalam bekerja yang mengakibatkan turunnya produktivitas
kerja. Selain itu, apabila sarana prasarana yang digunakan tidak ergonomic
tentu dapat menyebabkan karyawan terkena berbagai penyakit yang diakibatkan
oleh posisi kerja yang salah.
Dalam menciptakan lingkungan
kantor yang ergonomic, di perlukan tata ruang kantor yang baik dan benar. Yaitu
dengan memperhatikan factor-faktor yang berpengaruh terhadap tata ruang kantor
anatara lain; pencahayaan, warna, dan udara. Ruangan kantor harus di tata
dengan baik dan benar mengingat ruang kantor akan digunakan sebagai tempat
menyimpan peralatan atau mesin-mesin kantor guna memperlancar pekerjaan dan
mendapatkan kondisi yang nyaman serta aman
bagi orang yang beraktivitas di kantor.
Maka dari itu, dapat di simpulkan bahwa sarana dan
prasarana kantor yang ergonomic sangat mempengaruhi hasil kerja karyawan. Jika
karyawan bekerja dengan posisi yang salah akibat sarana prasarana kantor yang
tidak ergonomic maka hasil yang di kerjakan oleh karyawan tersebut tidak akan
maksimal. Hal ini tentu berpengaruh bagi suatu organisai dalam mencapai
tujuannya. Sehingga penting sekali dalam memilih sarana prasarana yang
ergonomic.
SARAN
Setiap kantor sebaiknya dapat menyediakan dan memilih
sarana dan prasarana kantor yang ergonomic, karna sarana dan prasarana kantor
yang ergonomic sangat mempengaruhi karyawan untuk mendapatkan kenyamanan serta
keamanan dalam bekerja.
REFERENSI
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer.
Ngamprah, Kabupaten Bandung Barat: CV. AKBAR LIMAS PERKASA.
Dr. Rasto, M. (2015). Manajemen Perkantoran. Bandung:
CV ALFABETA.
Ida Nuraida, S. M. (2014). Manajemen Administrasi Perkantoran
. Yogyakarta: PT Kanisius.
LAMPIRAN
Sumber : https://my.plagramme.com/myfiles
Komentar
Posting Komentar